Zuerst die Gästezahl, dann die Suche
Legen Sie vor der ersten Besichtigung eine ungefähre Gästezahl fest. Eine Abweichung von zwanzig Personen verändert die Auswahl vollständig – und eine zu große Location wirkt bei wenigen Gästen leer.
Denken Sie an unterschiedliche Gruppen über den Tag: Trauung, Apéro mit erweitertem Kreis, Abendessen im kleineren Kreis. Nicht jede Location muss alle drei Phasen abdecken.
Ein Ort oder mehrere?
Alles an einem Ort spart Transporte, Zeitpuffer und Nerven – besonders bei Gästen mit Kindern oder älteren Angehörigen. Mehrere Orte bieten dafür Abwechslung und oft schönere Fotos.
Wenn Sie wechseln: Rechnen Sie pro Ortswechsel mit mindestens 45 Minuten inklusive Sammeln, Fahren und Ankommen. Ein Shuttle für die Gäste ist gut investiertes Geld.
Schlechtwetter mitdenken
Jede Aussenlocation braucht einen Plan B, der ebenso schön ist – nicht nur ein Zelt im Hinterhof. Fragen Sie nach, bis wann Sie sich entscheiden müssen und ob die Alternative im Preis enthalten ist.
Diese Fragen gehören in die Besichtigung
Nehmen Sie die Liste zum Termin mit und notieren Sie die Antworten direkt:
- Ist die Location am Wunschdatum exklusiv für uns reserviert?
- Gibt es eine Gastronomiepflicht oder dürfen wir einen eigenen Caterer bringen?
- Bis wann darf Musik laufen und wo steht die Anlage?
- Wie viele Parkplätze gibt es und wie kommen Gäste ohne Auto hin?
- Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten in Gehdistanz?
- Welche Dekoration ist erlaubt – offenes Feuer, Kerzen, Konfetti?
- Was ist im Preis enthalten, was kostet extra?
- Wann müssen wir die definitive Gästezahl melden?
Vertrag und Anzahlung
Lassen Sie sich alles schriftlich bestätigen, was mündlich zugesagt wurde – insbesondere Zeiten, Preis und Leistungen. Übliche Anzahlungen liegen zwischen 20 und 50 Prozent.
Prüfen Sie die Regelung bei Verschiebung. Eine faire Location bietet zumindest bei höherer Gewalt einen Ersatztermin an.
Zeitplan für die Suche
Zwölf Monate vorher: Datum und Gästezahl festlegen, Locations anfragen. Zehn Monate vorher: besichtigen und reservieren. Sechs Monate vorher: Menü und Ablauf festlegen. Ein Monat vorher: definitive Gästezahl, Sitzordnung und Zeitplan an alle Beteiligten.
Häufige Fragen
- Wie viel kostet eine Hochzeitslocation?
- Die Spannweite ist groß: Ein Vereinssaal ist ab wenigen hundert Euro zu haben, ein Schloss oder ein exklusives Landgut kostet mehrere tausend Euro. Vergleichen Sie immer den Gesamtpreis inklusive Verpflegung, Reinigung und Personal.
- Wann sollten wir die Location buchen?
- Für Samstage zwischen Mai und September sollten Sie zwölf Monate im Voraus planen. Für Termine unter der Woche oder außerhalb der Sommermonate reichen oft sechs Monate.
- Dürfen wir einen eigenen Caterer mitbringen?
- In Sälen, Hütten und Kulturräumen meist ja, in Gastronomiebetrieben selten. Das ist eine der wichtigsten Fragen bei der Besichtigung, weil sie das Budget stark beeinflusst.